Personvernerklæring

Disse retningslinjene for personvern forklarer hvordan Norsk Tannpleierforening (NTpF) samler inn, behandler og sikrer personopplysningene dine. 

I kraft av å være en fagforening, behandler vi personopplysninger om medlemmer, tillitsvalgte, besøkende på nettsiden og de som har en relasjon til oss. 

Hensikten med denne personvernerklæringen er å hjelpe deg med å forstå hvilken informasjon vi lagrer, hvorfor vi lagrer den og hva vi gjør med den. Norsk Tannpleierforening (NTpF) sin behandling av personopplysninger skjer i samsvar med personopplysningsloven, personvernforordningen, bokføringsloven, forsikringsavtaleloven og annet relevant regelverk.
Dette er viktig, ikke bare for å sikre din personlige informasjon, men også for å forsikre deg om at Norsk Tannpleierforening følger EUs generelle databeskyttelsesforordning 2018 (GDPR) som trådte i kraft 01. juli 2018. 

Denne personvernerklæringen gjelder for følgende domener: 

www.tannpleier.no
www.tannpleierforeningen.no 

1 BEHANDLINGSANSVARLIG  

Ansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine er: 

Leder av Norsk Tannpleierforening (per 01.12.2021 Hilde Aga) 

Kontaktinfo: 

Adresse: Postboks 446 Sentrum, 0104 OSLO
E-post: post@tannpleier.no
Telefon: 904 74 117
Org.nr:        971 481 978 

Personvernombud:
Leder av Norsk Tannpleierforening 

2. HVA SLAGS OPPLYSNINGER SAMLER VI INN? 

Opplysninger du selv gir til oss
Vi lagrer opplysninger når du kontakter oss, enten ved å sende oss en e-post, registrerer deg i forbindelse med et seminar/kurs eller gir tilbakemeldinger gjennom funksjoner i tjenestene slik at vi kan svare på dine spørsmål. Vi lagrer også opplysninger som du selv registrerer i søknadskjema, kommentarfelt eller lignende på våre nettsider og sosiale medier. 

Opplysninger som samles inn gjennom bruk av tjenestene
Informasjonen som samles inn, kan deles opp i følgende typer: 

  • Informasjon om din enhet og internett-tilkobling
    Gjennom tekniske logger og andre verktøy registrerer vi informasjon om enheten og tilkoblingen til våre tjenester. 
  • Informasjon om hvordan du bruker tjenestene
    Vi samler informasjon om hvordan du bruker tjenestene våre. Vi bruker denne informasjonen blant annet til å forbedre våre tjenester. 
  • Informasjonskapsler/cookies og annet innhold som lagres lokalt
    Når du bruker våre tjenester lagres informasjonskapsler og annen data lokalt på din enhet. Dette er filer som lagres i din nettleser og som kan leses av våre tjenester.  

3. HVEM DELER VI OPPLYSNINGENE MED? 

Dine opplysninger vil kun deles med andre der det er relevant for formålene som beskrevet i denne personvernerklæringen.  

Vi vil ikke dele, selge eller formidle personopplysninger på noen annen måte enn beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre dette er avtalt særskilt med deg. 

Dersom det er pålagt ved lov eller det er mistanke om at det er begått lovbrudd, vil informasjonen vi har lagret om deg kunne utleveres til offentlige myndigheter. 

4. HVORDAN BESKYTTES PERSONOPPLYSNINGENE DINE?  

Vi iverksetter nødvendige juridiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å verne personopplysningene dine mot å bli manipulert, gå tapt, bli ødelagt eller at uvedkommende får tilgang til dem. 

5. SOSIALE MEDIER 

Du kan følge NTpF på sosiale medier, for øyeblikket Facebook og Instagram. På disse kontoene har vi bare ansvar for eventuelle personopplysninger som vi selv publiserer eller kan påvirke publiseringen av. 

Personvernerklæringene for ovennevnte sosiale medier finner du her: 

facebook.com/privacy/explanation 

help.instagram.com/519522125107875 

6. HVORDAN BRUKER VI INFORMASJONSKAPSLER? 

Informasjonskapsler/cookies er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, og innhenter blant annet informasjon om nettleser, oppløsning og operativsystem hos brukerne. Informasjonskapsler og annen lokal lagring brukes for å huske innstillinger og tilpasninger du har gjort i tjenesten. 

NTpF bruker informasjonskapsler for å tilpasse innhold på nettsiden og analysere hvordan den brukes av de besøkende. For å samle inn informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Google Analytics bruker cookies som logger brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: 

  • hvor mange som besøker de ulike sidene 
  • hvilke nettsteder / sosiale medier brukerne kommer fra 
  • hvilket ord det søkes mest på 
  • hvilke nettlesere som benyttes 

Informasjonen fra Google Analytics lagres på Googles servere i Irland. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. 

Ved å endre innstillingene på din datamaskin kan du forhindre bruk av cookies. Du kan også slette cookies på maskinen din manuelt etter å ha besøkt et nettsted. 

7.BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 

Administrasjon av medlemskap 

NTpFs administrasjon av medlemskap innebærer behandling av en rekke personopplysninger. De fleste personopplysningene i medlemssystemet er oppgitt fra medlemmene selv. 

En sentral del av NTpFs arbeid er tillitsvalgtes bistand til medlemmene. For å utøve bistanden har tillitsvalgte tilgang til medlemmene de er tillitsvalgt for. 

Tillitsvalgte i NTpF undertegner en taushetserklæring og forplikter seg til å følge NTpFs retningslinjer for behandling av personopplysninger. 

Skatterapportering 

NTpF innrapporterer løpende medlemmenes navn, tilknytning til NTpF og bekreftelse på betalt kontingent til skattemyndighetene for at medlemmene skal gis fradrag for medlemskontingent i henhold til skatteloven § 6-20. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen. 

Utsendelse av informasjon 

NTpF sender aktuell og relevant informasjon til sine medlemmer. I en del tilfeller er det for å overholde de forpliktelsene NTpF er pålagt i henhold til medlemsavtalen, eksempelvis informasjon knyttet til administrasjon av medlemskap, uravstemninger, streik, endringer i lønns- og arbeidsvilkår og medlemsfordeler. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er da medlemsavtalen. 

I andre tilfeller sender NTpF ut nyhetsbrev, enkelte tannpleierfaglige saker eller annen nyttig informasjon knyttet til medlemsfordelene til sine medlemmer. Formålet med utsendelsene er da å holde medlemmene orientert om relevante nyheter og tilgjengeliggjøre medlemsgodene. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er da NTpFs berettigede interesse i å sørge for best mulig service til sine medlemmer. 

Gjennomføring av medlemsundersøkelser 

NTpF gjennomfører medlemsundersøkelser. Hvilke personopplysninger som behandles varierer noe fra undersøkelse til undersøkelse. Så lenge annet ikke er angitt for den konkrete undersøkelse, baseres undersøkelsen utelukkende på personopplysninger som medlemmet selv har gitt. 

Formålet med behandlingen er å innhente informasjon om hva som er viktig for medlemmene, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er NTpFs berettigede interesse i å tilrettelegge på best mulig måte for medlemmene. 

Rådgivning i enkeltsaker 

Medlemskap i NTpF gir tilgang til rådgivning i enkeltsaker, herunder juridisk rådgivning. Eksempler på saker der NTpF gir råd og /eller representerer enkeltmedlemmer, kan være saker om yrkesskade, arbeidskonflikter, personalsaker eller diskrimineringssaker. Hvilke personopplysninger som behandles avhenger av den konkrete saken. De aller fleste opplysningene hentes fra medlemmet selv, men det kan også være aktuelt å innhente opplysninger fra arbeidsgiver, forsikringsselskap, helsevesen, fylkesmann, NAV, politiet mv. 

Sakens karakter er også avgjørende for hvorvidt medlemmets personopplysninger deles med andre. I noen tilfeller er det aktuelt å dele disse med offentlige instanser som NAV eller politiet, mens i andre tilfeller kan det være aktuelt å dele disse med eksterne advokatfirmaer eller andre med tilknytning til saken. 

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen mellom medlemmet og NTpF.  

Administrasjon av forsikringsordninger 

NTpFs administrasjon av forsikringsordninger innebærer behandling av personopplysninger. De fleste personopplysningene er hentet fra medlemmet, men NTpF innhenter også informasjon om medlemmenes forsikringer fra Tannpleiernes forsikringskontor. NTpF deler også medlemsopplysninger med Tannpleiernes forsikringskontor, slik at du som medlem skal kunne dra nytte av medlemsbetingede fordeler. 

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er medlemsavtalen. 

Kurs, konferanser og stipender 

Ved administrasjon av NTpFs kompetansehevingstiltak, herunder kurs, konferanser og stipender, behandler NTpF personopplysninger om deltakerne. Hvilke opplysninger som behandles avhenger av kompetansehevingstiltakets karakter, men samtlige opplysninger innhentes fra medlemmet selv. 

Opplysnings- og utviklingsmidler (OU-midler) 

I forbindelse med å sikre tilgang til avtalte rettigheter for opplysnings- og utviklingsmidler (OU-midler), utleverer NTpF opplysninger om medlemskap, stillingsbetegnelse, arbeidssted og eventuelle kurs og opplæring som er gjennomført til enkelte arbeidsgivere eller arbeidsgiverorganisasjoner. Dette skjer i de tilfellene medlemmer ikke trekkes kontingent direkte av lønnen da arbeidsgiver i disse tilfellene ikke nødvendigvis har oversikt over antall medlemmer. Formålet med behandlingen er å sikre midler til opplæring for medlemmene, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen. 

NTpF har rapporteringsansvar på anvendte OU-midler.  

Tariff- og lønnsoppgjør 

I forbindelse med tariff- og lønnsoppgjør forhandler NTpF med arbeidsgiverorganisasjoner og arbeidsgivere direkte. Da behandles det opplysninger om medlemmenes lønn, stillingsprosent, stillingsbetegnelse og arbeidssted. Som regel er det arbeidsgiver som utleverer disse opplysningene til NTpF’s tillitsvalgte. I noen tilfeller, for eksempel når medlemmer ikke trekkes kontingent direkte av lønnen sin, får arbeidsgiver opplysninger om dette av NTpF. Formålet med behandlingen er å ivareta medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen. 

Medlemskap i Små- og mellomstorebedrifter (SMB) for selvstendig næringsdrivende tannpleiere 

Medlemmer i NTpF som er selvstendig næringsdrivende inkluderer gratis medlemskap i SMB. NTpF deler kontaktopplysninger med SMB. 

Formålet med behandlingen er å tilrettelegge for medlemskap i SMB, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen.  

Behandling av personopplysninger, tillitsvalgte 

Som ledd i vårt arbeid er NTpF opptatt av å behandle personopplysninger på en sikker måte. Dette betyr blant annet at all pålogging utenfor det interne nettverket til NTpF krever tofaktor-autentisering. 

Følgende tiltak er andre eksempler på hva NTpF gjør for å gi tilfredsstillende sikkerhet mht. konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet for personopplysningene som behandles: 

  • NTpF har databehandleravtaler med samarbeidsavtaler. 
  • Automatisk overvåking av tjenestene for å avdekke virus, feilsituasjoner, misbruk og innbruddsforsøk, med mer. 

Kurs for tillitsvalgte 

Tillitsvalgte har mulighet til å søke om deltakelse på alminnelige tillitsvalgtkurs. I den forbindelse behandler NTpF nøkkelinformasjon om deltakerne med formål om å tilrettelegge for de tillitsvalgtes kompetanseheving. Ved involvering av eksterne aktører i forbindelse med kurs og studier utleveres nødvendige personopplysninger om deltakerne til disse aktørene. Eksempelvis utleveres kursdeltakernes navn og allergier til et hotell dersom deltakerne skal bo og spise på hotellet. 

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er NTpFs berettigede interesse i å følge opp kompetansehevingen de legger til rette for. 

Behandling av personopplysninger, øvrige 

Utbetalinger, refusjoner og skattetrekk 

I de tilfellene hvor NTpF utbetaler honorarer, reise- og utleggsrefusjoner til ulike aktører, behandles det i hovedsak personopplysninger gitt av den registrerte selv. NTpF innhenter imidlertid opplysninger om skattetrekk fra skattemyndighetene. Samtlige utbetalinger og skattetrekk rapporteres til offentlige myndigheter i tråd med gjeldende regelverk. Det rettslige grunnlaget for NTpFs utbetalinger er avtalen med den enkelte bidragsyter, mens det rettslige grunnlaget for behandlingen som skjer i anledning skattetrekket er den rettslige forpliktelsen som følger av skatteloven § 5-1, jf. § 5-10. 

Streaming av arrangementer 

Noen ganger streamer NTpF møter, debatter, demonstrasjoner ol. Det innebærer at det behandles kamerabilder med lyd av de som deltar på arrangementet. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er NTpFs berettigede interesse i å spre informasjon om sine saker.  

8. BEHANDLING AV MEDLEMSOPPLYSNINGER SOM LEDD I KONFLIKTBEREDSKAP (STREIKEPLANLEGGING) 

Streik 

Norsk Tannpleierforening er tilsluttet hovedorganisasjonen Unio. Unio organiserer lønnsforhandlinger og felles streikeberedskap for medlemsforbundene på seks tariffområder. Under streikeberedskap deler vi informasjon om våre medlemmer med Unio, gjennom konfliktberedskapssystemet KBS. Opplysningene er kun tilgjengelig for personer med roller i streikeberedskapen. Dette kan inkludere personer fra andre Unio-tilknyttede forbund. Ved varsel om plassoppsigelse (streik) kan Unio også dele opplysninger med den streikeuttattes arbeidsgiver samt arbeidsgiverorganisasjon. 

 

Nevnte behandling og deling av personopplysninger er en nødvendig og berettiget følge av vårt arbeid som fagforening. Formålet er streikeplanlegging, for å fremme våre medlemmers interesser i forhandlingene. Opplysningene brukes ikke til andre formål.  

Medlemsopplysningene slettes fra KBS straks konflikten er avsluttet.  

Unio og Unios medlemsforbund (til enhver tid) er felles behandlingsansvarlige for behandlingen av medlemsopplysninger i KBS. Ansvarsfordelingen er beskrevet i avtale om felles behandlingsansvar. For noen operasjoner i KBS opptrer Unio som databehandler, vårt forbund har derfor i tillegg inngått databehandleravtale med Unio.  

 

Unio har inngått databehandleravtaler med sine leverandører for drift av KBS og løsninger for utsendelse av varsel til de som tas ut i streik.  

Norsk Tannpleierforenings behandlingsgrunnlag for å behandle egne medlemsopplysningene er personvernforordningen («GDPR») artikkel 9 nr 2 d).  

 

Deling av opplysninger med Unio, og Unios videre behandling er hjemlet i GDPR artikkel 9 nr 2 b) «oppfylle sine forpliktelser og utøve særlige rettigheter på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett…» og artikkel 9 nr 2 «fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav». 

 

For mer utfyllende informasjon, vises til Unios personvernerklæring. 

9. BEHANDLINGSGRUNNLAG 

NTpF har følgende rettslige grunnlag for behandlingen: 

Personvernforordningen («GDPR»): 

o Artikkel 6 nr. 1 b) Oppfylle en avtale 

o Artikkel 6 nr. 1 f) Nødvendig, berettiget interesse 

o Artikkel 9 nr. 2 b) Nødvendig… for å utøve sine særlige rettigheter på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett.
o Artikkel 9 nr. 2 d) Behandling … av… sammenslutning eller et annet ideelt organ hvis mål er av politisk, religiøs eller fagforeningsmessig art, som ledd i organets berettigede aktiviteter.
– Arbeidstvistloven § 15 (2) jf. § 1 c) varsel om plassoppsigelse
– Hovedavtalen i staten § 47 nr. 2 jf. § 14 varsel om plassoppsigelse
– Lov om offentlige tjenestetvister § 3 (hovedsammenslutningenes forhandlingsrett) 

Fant du det du lette etter?

Bli medlem i Norsk Tannpleierforening